Une approche centrée sur la gestion électronique des documents pour le succès du PLM

Chaque entreprise qui conçoit des produits complexes est confrontée à un défi commun : la gestion des documents. Chaque étape de conception, de fabrication et de maintenance repose sur sa propre forme de documentation et de bases de données spécifiques aux outils et processus, isolant ainsi des données produits précieuses dans des textes, des feuilles de calcul, des modèles CAO, des plans de fabrication, et autres.

Plusieurs problèmes peuvent survenir avec cette approche, car aucun de ces documents et sources de données déconnectés n’est interopérable. Ils sont souvent incohérents entre eux et varient considérablement en termes de précision et de qualité. De plus, la corrélation des données provenant de multiples sources nécessite un travail manuel important, est sujette à des erreurs, et peut ne pas aboutir à des informations utilisables ou précises.

Cependant, les entreprises d’aujourd’hui ne peuvent pas se permettre d’isoler leurs données. En raison des demandes croissantes des clients, des chaînes d’approvisionnement complexes et des exigences réglementaires en constante évolution, les entreprises doivent être capables de mettre en œuvre rapidement des changements tout au long du cycle de vie du produit sans être freinées par l’incohérence des données et le travail manuel.

Au lieu d’utiliser des formes isolées de documentation statique, les entreprises d’aujourd’hui doivent adopter une approche centrée sur les données : gérer l’accès à toutes les données et leurs relations à partir d’un emplacement centralisé et en contexte. Cela permet une traçabilité complète du produit et favorise des processus plus efficaces de collaboration, d’innovation, de scalabilité, de configuration, de changement et de conformité pour l’ensemble de l’organisation.

Deux approches de la gestion électronique des documents : document-centric vs. data-centric

Lorsque vous pensez à la gestion traditionnelle du cycle de vie des produits (PLM), la gestion efficace des documents est probablement la première activité qui vous vient à l’esprit.

Cependant, la clé d’une gestion efficace du cycle de vie dans les environnements de fabrication modernes et rapides consiste à s’éloigner des documents statiques pour adopter des modèles de données structurés avec des API (interface de programmation) ouvertes.

Pour comprendre pourquoi se libérer des documents est essentiel pour les entreprises d’aujourd’hui, examinons les principales différences entre les approches centrées sur les documents et celles centrées sur les données :

Approche centrée sur les documents

Dans une approche centrée sur les documents, les informations sont stockées et gérées dans des documents séparés et principalement statiques. Ces documents sont stockés indépendamment dans des formats tels que des fichiers texte, des PDF, des documents Word, des graphiques plats et des feuilles de calcul. Les données contenues dans ces documents sont souvent non structurées ou semi-structurées, ce qui rend difficile la localisation d’informations spécifiques, la comparaison des données provenant de différents documents ou la compréhension des dépendances entre ces données.

Pour utiliser les données produits stockées dans ces documents, les utilisateurs doivent récupérer des documents entiers et les parcourir pour trouver les informations spécifiques dont ils ont besoin. Ce processus est long, inefficace, sujet à des erreurs et dépourvu de contexte.

Une approche centrée sur les documents rend également la collaboration entre les équipes difficile. Elle oblige souvent les équipes à partager manuellement des informations par e-mail ou par messagerie instantanée, dispersant ainsi davantage les données produits précieuses à travers l’organisation. De plus, bon nombre de ces documents sont statiques, ce qui signifie qu’ils ne reflètent pas les dernières modifications et perpétuent des informations inexactes.

Si cette approche a pu fonctionner aux débuts de la PLM, la complexité du cycle de vie des produits typique dans les environnements modernes rend l’approche centrée sur les documents encore plus problématique, entraînant une prolifération de documents déconnectés, des incohérences de données et un manque de coordination entre les équipes.

Approche centrée sur les données

D’un autre côté, une approche centrée sur les données se concentre sur le stockage et la gestion centralisée des informations, avec des modèles de données structurés entièrement traçables entre les modèles et leurs éléments, gérés dans le contexte du cycle de vie du produit.

Les éléments de données tels que les enregistrements de fournisseurs, les stocks, les informations financières, les pièces et les données de capteurs sont des éléments indépendants que les membres de l’équipe peuvent facilement interroger et manipuler. Cette approche s’appuie généralement sur des bases de données relationnelles avec des API ouvertes.

Cette stratégie permet aux équipes d’utiliser des requêtes pour récupérer rapidement des informations spécifiques en contexte, de manière efficace et sans erreurs humaines évitables. Elle permet également aux utilisateurs de retracer les dépendances entre les éléments qui pourraient autrement être manquées. Enfin, elle permet une analyse et un reporting efficaces des données, ainsi que la génération de tableaux de bord interactifs et de documents statiques (rapports externes).

5 avantages de la gestion électronique des documents avec une approche centrée sur les données

Une approche centrée sur les données améliore plusieurs aspects des activités de gestion du cycle de vie des produits, notamment :

1. Efficacité dans la récupération et l’analyse des données

Les plateformes centrées sur les données permettent aux équipes de récupérer et d’analyser les données beaucoup plus rapidement. Les membres de l’équipe peuvent utiliser des requêtes pour extraire rapidement des informations spécifiques à partir de grands ensembles de données structurés, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité.

Comme toutes les données sont accessibles depuis un emplacement central et traçable à travers toutes les données, elles sont bien plus précises et à jour que les documents isolés. Les modifications apportées aux données sont automatiquement reflétées dans toutes les applications intégrées, réduisant ainsi la redondance et les erreurs.

2. Amélioration de la prise de décision

Les plateformes centrées sur les données permettent un traitement et une analyse des données en temps réel, permettant aux entreprises de prendre des décisions éclairées basées sur les dernières informations. Plutôt que de parcourir des documents séparés, les équipes peuvent facilement intégrer leur plateforme centrée sur les données avec des outils d’analyse et des plateformes de business intelligence.

3. Évolutivité et flexibilité

Une approche centrée sur les données pose une base solide pour la croissance future de l’entreprise. Les plateformes centrées sur les données sont conçues pour gérer de grands volumes de données et peuvent évoluer efficacement à mesure que la quantité de données augmente.

Certaines de ces plateformes offrent les mêmes fonctionnalités sur site ou dans le cloud, renforçant ainsi l’évolutivité et réduisant les coûts de possession. Les API ouvertes facilitent la réutilisation des données à travers différentes applications et plateformes, rendant chaque élément de données plus utile pour la croissance de l’organisation.

4. Conformité et sécurité

Une approche centrée sur les données pose une base solide pour la croissance future de l’entreprise. Les plateformes centrées sur les données sont conçues pour gérer de grands volumes de données et peuvent évoluer efficacement à mesure que la quantité de données augmente.

Certaines de ces plateformes offrent les mêmes fonctionnalités sur site ou dans le cloud, renforçant ainsi l’évolutivité et réduisant les coûts de possession. Les API ouvertes facilitent la réutilisation des données à travers différentes applications et plateformes, rendant chaque élément de données plus utile pour la croissance de l’organisation.

De plus, il est bien plus facile de sécuriser une plateforme centralisée que plusieurs documents isolés dispersés dans votre organisation. Vous pouvez mettre en œuvre des mesures de sécurité robustes autour de votre plateforme centrée sur les données pour protéger les données sensibles contre les accès non autorisés et les violations.

5. Innovation et avantage concurrentiel

L’utilisation d’une approche centrée sur les données prépare votre organisation à l’innovation. Une approche centrée sur les données avec des API ouvertes prend en charge l’intégration de technologies avancées comme l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique, qui reposent sur des données structurées pour l’entraînement et l’optimisation.

Les entreprises qui exploitent des plateformes centrées sur les données acquièrent également un avantage concurrentiel, car l’accès centralisé à toutes les informations produits peut optimiser les opérations, améliorer les expériences clients et identifier de nouvelles opportunités de marché.

6. Un digital thread robuste et flexible

L’utilisation d’une approche centrée sur les données est fondamentale pour modéliser et gérer un digital thread efficace et centralisé. En effet, les relations entre les différents modèles de données structurés et leurs éléments sont définies et gérées dans le fil numérique. De plus, le fil numérique permet de gérer le cycle de vie des relations, ce qui est essentiel pour définir le contexte de la traçabilité.

Nissan : Une histoire réelle de succès de gestion électronique des documents centrée sur les données

Nissan Motor est un excellent exemple de la manière dont une approche centrée sur les données peut fonctionner dans le monde réel. Lorsque Nissan a commencé à fabriquer des voitures électriques, elle a dû faire face à de nombreuses variantes logicielles complexes intégrées dans les véhicules. Les équipes se sont retrouvées à copier-coller manuellement des données entre différents systèmes, perdant ainsi des informations critiques. Ce travail manuel a entraîné des erreurs et des incohérences.

Pour surmonter ces défis, Nissan a adopté un continuum unique pour suivre les actifs numériques ainsi que les fonctionnalités logicielles tout au long du cycle de vie du produit. Grâce à cette plateforme centralisée et centrée sur les données, l’équipe Nissan peut rapidement identifier comment un seul changement dans la fonctionnalité logicielle du produit affectera les variantes logicielles à travers la gamme de véhicules électriques. Le fil numérique centralisé élimine également le besoin de copier-coller entre différents référentiels de données, minimisant les erreurs et le temps perdu.

Globalement, cette nouvelle approche de la gestion des données produits permet à l’équipe Nissan de gérer et de réutiliser facilement des variantes logicielles complexes, préparant l’entreprise à une croissance et à un succès futurs.

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