Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Dokumentenmanagement bezieht sich auf die Praktiken und Werkzeuge, die verwendet werden, um die Dokumente eines Unternehmens und die darin enthaltenen Informationen zu verfolgen und zu organisieren. Da viele Dokumente inzwischen digitalisiert sind, beziehen sich Dokumentenmanagementsysteme (DMS) auf Softwarelösungen, die entwickelt wurden, um digitale Dokumente und Dateien innerhalb einer Organisation – etwa im Rahmen eines umfassenden Produktdatenmanagement (PDM) –  zu katalogisieren, zu referenzieren und zu überwachen.

Dokumentenmanagement mit einem DMS rationalisiert und automatisiert häufig die Datenerfassung, die für effiziente Arbeitsabläufe entscheidend ist. Beispielsweise müssen Designingenieure Technologie- und Implementierungsbeschränkungen dokumentieren, während Fertigungsingenieure Fertigungs- und Testverfahren dokumentieren müssen. Fügt man die Dokumentation von Fakten hinzu, die für wichtige Prozesse wie Überprüfungen, Genehmigungen und Compliance-Audits erforderlich sind, wird schnell klar, warum Dokumentationspraktiken viel Zeit und Aufmerksamkeit in Anspruch nehmen und viele Ingenieure frustrieren. In anderen Branchen wie dem Rechtswesen und dem Gesundheitswesen sind ähnliche routinemäßige Dokumentationspraktiken unerlässlich, und die Informationen in diesen Dokumenten müssen sicher, aber dennoch zugänglich sein.

Ein effektives Dokumentenmanagement bietet eine zentrale Methode und einen Mechanismus, um allen Mitgliedern einer Organisation zu helfen, die Dokumente, die sie benötigen, zu verwalten, darauf zuzugreifen und sie zu referenzieren.

Warum Dokumentenmanagementsysteme wichtig sind

Ein DMS beseitigt ein Problem, das fast alle Ingenieure betrifft. Es unterstützt die gesamte Geschäftsstrategie, indem es die Zeit minimiert, die für das Finden und Sammeln von Informationen verschwendet wird, und Entscheidungsträgern ermöglicht, die benötigten Informationen leicht zu finden. Dadurch wird das DMS zu einem entscheidenden Bestandteil eines effizienten modernen Unternehmens.

Einige Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems:

Erhöhte Effizienz

Wenn effektive Dokumentenmanagementpraktiken vorhanden sind, sind die richtigen Informationen für diejenigen, die sie benötigen, leicht zugänglich. Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Softwareingenieur bei einer Code-Überprüfung in einer Organisation ohne DMS. Sie müssen verstehen, warum eine bestimmte Funktion implementiert wurde, aber die Entscheidung wurde in einem Besprechungsprotokoll zwischen den Software- und Hardwarearchitekten festgehalten, von dem Sie nichts wissen. Zehn Minuten ergebnisloser Suche vergehen, und Sie sind kurz davor, Ihrem Kollegen eine Nachricht zu schicken und sein Meeting zu unterbrechen – bis Sie sehen: Er hat Ihnen eine zweite, separate E-Mail mit der benötigten Dokumentation geschickt.

Mit modernen DMS-Praktiken sollte diese Geschichte viel kürzer sein – dank der Rückverfolgbarkeit eines digitalen Threads. Wenn Sie die Notizen aus einem Entscheidungsmeeting sehen möchten, sehen Sie sich einfach die zugehörigen Dokumente im Projektmanagement-Tool an. Und… das war’s. Noch besser: Der gleiche Ablauf liefert bei jeder anderen Code-Überprüfung die gleiche Dokumentation – ein großer Vorteil, wenn Sie sich auf eine frühere Überprüfung für dasselbe Projekt beziehen möchten.

Sichere und konforme Dokumentenspeicherung

Einige proprietäre oder vertrauliche Informationen müssen sorgfältig behandelt werden, um die Compliance aufrechtzuerhalten, müssen jedoch für bestimmte Mitglieder eines Unternehmens oder einer Institution zugänglich bleiben. Ein DMS ermöglicht es Organisationen, ihre Dokumente – einschließlich sensibler Informationen – so zu speichern, abzurufen und zu sichern, dass gesetzliche Vorschriften und Prüfpfade eingehalten werden. Mit einem DMS wie Aras Innovator können Unternehmen die Dokumentensicherheit und Prozesskonformität gewährleisten, ohne den Zugriff für vertrauenswürdige Teammitglieder einzuschränken. Granulare Zugriffsrechte und Prozessworkflows ermöglichen es Administratoren, den Zugriff für Einzelpersonen oder Gruppen zu gewähren, sodass immer die richtigen Personen Zugriff auf die benötigten Informationen haben.

Verteilte Teams und Remote-Arbeit

Wenn Ihre Kolleginnen und Kollegen nicht den Flur hinunter arbeiten, kann es eine Herausforderung sein, alle auf dem gleichen Stand zu halten. Noch komplizierter wird es, wenn Papierdokumente und veraltete digitale Lösungen verwendet werden, die nicht cloudbasiert sind – das kann zu Verwirrung und Redundanzen führen, da verschiedene Versionen eines Dokuments an unterschiedlichen Orten gespeichert sind. Ein Dokumentenmanagementsystem sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben, indem es eine zentrale und verlässliche Informationsquelle im jeweiligen Kontext zwischen den Nutzern bietet. Das bedeutet mehr Verantwortlichkeit und Transparenz – und die einfache Möglichkeit, schnell genau das zu finden, was man wissen möchte, ohne erst eine Nachricht an den Kollegen in Sydney schicken und einen Tag auf die Antwort warten zu müssen. Diese verbesserte Kommunikation ermöglicht es den einzelnen Teammitgliedern, schneller und eigenständiger zu arbeiten.

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Arten von Dokumentenmanagementsystemen (DMS)

Unterschiedliche Anforderungen von Organisationen erfordern unterschiedliche Ansätze im Dokumentenmanagement. Während DMS-Tools viele Variationen und Funktionstypen bieten, verwenden sie alle eine von drei Speicherlösungen für Dokumente: cloudbasiert, lokal (On-Premises) oder hybrid.

Cloudbasiertes DMS

Die Cloud-Nutzung hat in den letzten Jahren stark zugenommen und ist ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation geworden. Die Cloud und SaaS-Plattformen bieten Organisationen unvergleichliche Flexibilität, da Teammitglieder von überall und zu jeder Zeit – im Büro, zu Hause oder über mobile Geräte – Dokumente hochladen und darauf zugreifen können.

Der Einsatz eines cloudbasierten DMS ermöglicht zudem flexible Skalierung und Abrechnungsmodelle, sodass Organisationen je nach Bedarf mehr oder weniger DMS-Dienste nutzen können. Die Entscheidung für ein cloudbasiertes System anstelle einer lokalen Infrastruktur reduziert Installations- und Wartungskosten sowie die Belastung interner IT-Ressourcen. Daher wird ein cloudbasiertes DMS häufig von kleinen Teams ohne eigene IT-Infrastruktur und von verteilten Teams genutzt, die ortsunabhängig zusammenarbeiten müssen.

Lokales (On-Premises) DMS

Ein On-Premises-DMS wird lokal auf der firmeneigenen Hardware installiert. Es kann im Vergleich zu einem cloudbasierten DMS kostengünstiger sein, erfordert jedoch eine Anfangsinvestition und laufende Wartung. Dafür kann das Unternehmen die Software selbst einrichten und kontrollieren, wo und wie Dokumente gespeichert werden.

Aus diesen Gründen bevorzugen Organisationen in stark regulierten Branchen wie dem Finanzwesen oder dem Gesundheitswesen häufig ein On-Premises-DMS. In solchen Fällen hilft das DMS, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und die Datensicherheit zu optimieren.

Hybrid-DMS

Eine Hybrid-DMS-Strategie kombiniert die Vorteile von Cloud- und On-Premises-Lösungen und bietet sowohl zentralisierten Zugriff als auch erhöhte Sicherheit. Durch die Speicherung bestimmter Dokumente in der Cloud zur Zusammenarbeit und gleichzeitigem Verbleib sensibler Daten vor Ort zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben gewinnen Organisationen an Flexibilität, Kontrolle und Sicherheit.

Dieser Ansatz eignet sich besonders gut für große Unternehmen und staatliche Organisationen, da er Effizienz, Skalierbarkeit und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen gewährleistet. Mit dem Fortschreiten der digitalen Transformation bieten hybride DMS-Lösungen die ideale Balance zwischen Zugänglichkeit und Schutz – und stellen somit eine strategische Investition in die Zukunft dar.